Upprop
Förslag på justering: digital justering måndag den 25 november 2024 kl. 09:00. Föreslås att justera: Patrik Karlsson (KD).
Informationspunkt - inga handlingar
Medarbetarundersökning 2024
Uppföljningsrapport oktober 2024
Sammanställning av klagomål till socialnämnden 2024
Redovisning av ej verkställda beslut till socialnämnden 2024
Taxor och avgifter inom socialnämndens ansvarsområde, 2025 (KF)
Socialnämndens delegeringsordning
Intern kontroll inför 2024
Arkivmyndighetens tillsynsplan 2024-2025
Uppdrag att fortsätta implementera en effektiv bemanningsplanering – Information
Återkoppling kring ny Socialtjänstlag - Information
Utvärdering av sommaren 2024 – Information
Förvaltningen informerar
Ledamöter informerar
Redovisning av delegeringsbeslut till socialnämnden 2024
Meddelanden till socialnämnden
Innehåller sekretess - Handlingar delas ut på plats.
Sofia Båth, Hälsopedagog; Mikael Törnqvist, Arbetsmarknadshandläggare besöker nämnden och presenterar Arbetsmarknadsenheten. Bland annat lyfter de enhetens struktur och utveckling, deras uppdrag om att aktivera, stärka och vägleda individer mot arbete för egen försörjning och ökad livskvalitet, samt hur enheten arbetar med jämlik hälsa i linje med socialnämndens mål.
Ledamöter och ersättare ges tillfälle att ställa frågor. Ordföranden tackar för informationen.
Kommunstyrelsen beslutade (2021-12-02 § 180) att medarbetarundersökning ska genomföras årligen som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Varje vår går en enkät ut till alla medarbetare. Resultatet sammanställs och återkopplas till varje enhet, resultat finns även på verksamhetsnivå och förvaltningsnivå. Varje chef analyserar resultatet tillsammans med sina medarbetare för att slutligen ta fram en handlingsplan för vad enheten behöver utveckla och bevara under nästkommande år.
Under sommaren har förvaltningsledningen arbetat med analys av resultat och handlingsplaner. Utifrån detta konstaterar förvaltningen följande saker.
Utifrån ett helhetsperspektiv görs inga större förflyttningar till det positiva eller negativa. Resultatet är försämrat inom frågeområdena: hållbart medarbetarengagemang, övergripande frågor, organisation, ledarskap, utveckling. En förbättring syns inom arbetsklimat, medarbetarskap, jämställdhet samt att förtroendet har ökat för kommunledning och förvaltningsledning. Bryts resultatet ner på verksamhetsnivå så är det ett område som sticker ut mycket med stor missnöjdsamhet och detta är en orsak till att resultatet ligger stilla mot föregående år. Här pågår ett förändringsarbete som sker i nära dialog med medarbetare och fackliga parter.
Socialförvaltningen hade en svarsfrekvens på 86%, en förbättring från föregående år då resultatet var 78%. I perspektiv till andra likvärdiga organisationer så ligger deras svarsfrekvens på 60–70%. Resultatet visar på att medarbetarna är motiverade av att gå till arbete, de vet vad som förväntas av dem och det är ett gott kollegialt arbetsklimat.
Utifrån enskilda frågor med sämre resultat som har en större påverkan för god arbetsmiljö och att vara en attraktiv arbetsgivare så utmärker sig den fysiska arbetsmiljön som förklaras av ej ändamålsenliga lokaler inom individ & familjeomsorg samt äldreomsorgen. Förvaltningen behöver även omhänderta frågor som rör hur vi organiserar oss i det dagliga arbetet, rutiner, ledarskap, samt fortsätta att utveckla introduktion för nyanställda.
Totalt sett har förvaltningen ett gott resultat i förhållande till andra likvärdiga organisationer.
Förvaltningsledningen ser att de gemensamma utvecklingsfrågor och områden som behöver bevaras omhändertas av socialnämndens handlingsplan för tillitsfull dialog, så inga ytterligare åtgärder behövs utifrån årets resultat.
Förslag till beslut
Socialnämnden noterar informationen till protokollet
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Enligt kommunfullmäktiges beslut den 11 februari 2016 ska en månadsuppföljnings redovisas per februari, april och oktober. Denna rapport utgör socialförvaltningens del i den kommunövergripande rapporten. Rapporten innehåller en ekonomisk sammanställning och årsprognos.
Förslag till beslut
Socialnämnden godkänner uppföljningsrapporten för oktober 2024.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiska kvalitetsarbete SOSFS 2011:9 5 kap ska den som bedriver socialtjänst, hälso- och sjukvård eller verksamhet enligt LSS ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalité. Dessa ska utredas och analyseras i syfte att se trender som indikerar brister i verksamhetens kvalité. Socialförvaltningen gör en sammanställning varje kvartal. Verksamhetschefer bedömer huruvida synpunkten innebär en brist utifrån relevant lagstiftning för verksamhetsområdet.
Under kvartal 3 har 3 klagomål och synpunkter inkommit.
Förslag till beslut
Socialnämnden noterar informationen till protokollet.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Socialnämnden ska rapportera alla gynnande beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) som inte har verkställts inom tre månader dagen för beslut. Beslut som inte har verkställts på nytt efter att verkställigheten av någon anledning har avbrutits ska också rapporteras. Rapporteringen omfattar alla former av bistånd.
För varje beslut ska socialnämnden ange tidpunkten för beslutet, vilken typ av insats beslutet gäller samt kortfattat uppge skälen för dröjsmålet.
Socialnämnden ska rapportera till Inspektion för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer och kommunfullmäktige enligt 16 kap. 6 f och h §§ SoL. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal.
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar att godkänna redovisningen av ej verkställda beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade under perioden 2024-07-01 – 2024-09-30.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Annelie Westlund, Verksamhetschef ÄO, informerar om effektiv bemanningsplanering. Hon lyfter de olika faktorer som lett till behovet av att se över bemanningen, inklusive nya dygnsregler, delade turer och frånvaro. Där målet är att minska antalet timvikarier och bättre ta tillvara på befintlig kompetens, samtidigt som ekonomiska aspekter beaktas. Vidare presenterades även åtgärder för att förbättra bemanningsplaneringen.
Ledamöter och ersättare ges tillfälle att ställa frågor. Ordföranden tackar för informationen.
Taxor och avgifter inom socialnämndens ansvarsområde 2025 presenteras som ett informationsärende för socialnämnden i november 2024. Syftet är bland annat att informera om prisbasbeloppet 2025 och ge utrymme för dialog kring de nya avgifterna innan beslut fattas.
Regeringen har fastställt prisbasbeloppet 2025 till 58 800kr. Det är en ökning på 1500 kronor jämfört med föregående år.
Beslut om taxor och avgifter inom socialnämndens ansvarsområde 2025 är planerat till socialnämndens sammanträde 17 december 2024. Ärendet skickas därefter vidare till kommunfullmäktige för beslut.
Sammanfattning av föreslagna förändringar
Förslag till beslut
Socialnämnden noterar informationen till protokollet.
Socialnämnden har en delegeringsordning, fastställd 2024-05-20, för att tydliggöra vilka beslut inom nämndens verksamhetsområde som behandlas av andra förtroendevalda eller tjänstepersoner än nämnden som helhet. Nämnders möjligheter till delegering av ärenden behandlas i 6 kap. 37-39 §§ och 7 kap. 5-7 §§ kommunallagen (2017:725) (KL).
Delegeringsordningen uppdateras vid behov, exempelvis på grund av lagförändringar eller förändrade arbetssätt. Förvaltningen har under utvecklingen av myndighetsprocessen samt under revidering av riktlinjer hösten 2024 uppmärksammat att delgeringsordningen behöver kompletteras. Förvaltningen har även identifierat behov av revidering som rör upphandling och avtal.
Förslagna ändringar:
- 2.4 Ny: Beslut i brådskande ärenden som tillhör utskottets ansvarsområde.
Delegat: Ordförande, vice ordförande, tredje ledamot i socialnämndens utskott.
- 4.1 Justerad: Fatta tilldelningsbeslut och underteckna avtal till följd av direktupphandling av varor och tjänster.
- 4.2 Borttagen: Avrop och löpande anskaffning som följer ramavtal. Punkten ingår i
4.1.
- 5.5 Beslut att anmäla till överförmyndare att person är i behov av förvaltare eller god man. Lagt till enhetschef som delegat, möjliggör att även enhetschef i exempelvis kommunal primärvård och särskilt boende kan anmäla behov av god man eller förvaltare.
- 11.x Ny: tillfälligt beslut om hemtjänst eller korttidsboende utanför kontorstid. Delegat: Chef i beredskap.
- 11.x Ny: Beslut att avskriva utredning. Delegat: Handläggare.
- 11.x Ny: Beslut att avskriva ansökan. Delegat: Enhetschef.
- 11.x Ny: Beslut om rätt att ansöka om bistånd i annan kommun enligt 2 kap 8 § SoL. Delegat: Handläggare.
- 11.8 Justerad: Beslut att ta emot ärende från annan kommun efter framställan. Ändra delegat från Socialt utskott till Verksamhetschef.
- 11.10 Justerad: Beslut om försörjningsstöd och övrigt ekonomiskt bistånd, skälig levnadsnivå enligt SoL. Ändra delegat från enhetschef respektive Socialt utskott till Handläggare.
- 11.12 Justerad: Beslut om ekonomiskt bistånd utöver vad som krävs för skälig levnadsnivå. Ändra delegat från Socialt utskott till Enhetschef. Avser bland annat advokatkostnader och magasineringskostnader.
- 11.x Ny: Beslut om hyreskostnad över högsta godtagbara kostnad.
- 11.x Ny: Beslut om hyreskostnader under vistelse på institution.
- 11.x Ny: Beslut om ekonomiskt bistånd till kostnader för tillfälligt boende.
- 11.x Ny: Beslut om ekonomiskt bistånd till hemutrustning.
- 11.x Ny: Ekonomiskt bistånd till
- 11.x Ny: Bifalla/avslå ansökan om ekonomiskt bistånd till akut tandvård eller årlig basundersökning avseende tandvård. Delegat: Handläggare
- 11.x Ny: Bifall ansökan om ekonomiskt bistånd till tandvård o Upp till 50 % av prisbasbeloppet: Delegat Enhetschef
- 11.x Ny: Beslut om att föra talan om återbetalning hos förvaltningsrätten. Delegat: Socialt utskott.
- 11.22 Justerad: Beslut om bistånd i form av plats på dagverksamhet/sysselsättning.
- 11.x Ny: Beslut om bistånd i form av avgiftsfri avlösning i hemmet upp till 16 timmar i månaden enligt 4 kap 2 § SoL. Delegat: Handläggare.
- 11.38 Beslut om bistånd i form av vård på hem för vård och boende (HVB). Ersätta delegat Socialt utskott med
- 11.x Ny: Beslut om medboende enligt 4 kap 1c SoL. Delegat: Enhetschef
- 11.45 Justerad. Beslut om bistånd i form av resor i samband med placering av vuxen.
- 11.46 Justerad: Beslut om bistånd i form av resor i samband med eller under pågående placering av barn
- 12.6 Justerad: Beslut om ersättning för uppehälle (egenavgift) när bistånd ges till vuxna i form av plats i HVB hem eller familjehem. Ersätta delegat Enhetschef med Handläggare.
Barnkonsekvensanalys
Ett av de viktigaste syftena med reformen kring skyddat boende har varit att stärka barn som rättighetsbärare. Reformen syftar mer specifikt till att stärka alla barns rätt till liv och utveckling, alla barns lika värde, och alla barns rätt till delaktighet i beslut som rör deras liv. De föreslagna justeringarna i delegeringsordningen bidrar till en tydligare delegering kring formella beslut som i sin tur möjliggör ett arbete i enlighet med Barnkonventionen.
Beslutsunderlag
- Revidering av socialnämndens delegeringsordning, tjänsteskrivelse 2024-04-22
- Socialnämndens delegeringsordning, daterad 2020-01-18
Förslag till beslut
Att socialnämnden godkänner föreslagna ändringar i delegeringsordningen
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Socialnämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen för de verksamhetsområden som finns inom nämnden.
I enlighet med det av kommunfullmäktige (2015-09-17 § 124) beslutade reglementet för intern kontroll ska nämnden årligen, som en del verksamhetsplanen för kommande år fastställa en internkontrollplan. Utifrån en risk- och väsentlighetsananalys fastställer nämnden ett antal områden/rutiner som mynnar ut i en internkontrollplan. De utvalda områden/rutiner ska granskas särskilt under verksamhetsåret.
I kartläggningen av risk- och väsentlighetsanalysen har kompetenser från samtliga verksamhetsområden varit delaktiga och lämnat synpunkter. Förvaltningsledningen har genomfört en workshop, den 29 augusti 2024, utifrån de risker som har identifierats i verksamheterna.
Förvaltningen har värderat riskerna utifrån konsekvens (väsentlighet) och sannolikhet (risk) enligt graderingen nedan.
Sannolikhet (risk)
1. Ingen risk: Risken är praktiskt taget obefintlig för att avvikelser ska uppstå.
2. Låg risk: Risken är mycket liten för att avvikelser ska uppstå.
3. Medel risk: Det finns en risk för att avvikelser ska uppstå.
4. Hög risk: Det är mycket troligt att avvikelser ska uppstå.
Konsekvens (väsentlighet)
1. Inga konsekvenser: är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen.
2. Lindriga konsekvenser: Uppfattas så liten av såväl intressenter som kommunen.
3. Kännbara konsekvenser: Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen.
4. Allvarliga konsekvenser: Är så stor att avvikelser helt enkelt inte får inträffa.
Sannolikheten och konsekvensen multipliceras med varandra och ger då en vägledning om vilka områden som ska tas med i den interna kontrollen.
Socialförvaltningen har genomfört en workshop, den 22 oktober 2024, med socialnämnden och därigenom inhämtat synpunkter inför framtagandet av interkontrollplanen. Socialnämnden lyfte fram fyra risker till intern kontrollplanen 2025.
Fler av riskerna som har identifierats i verksamheterna omhändertas redan genom nämndens kvalitetsledningssystem som hanterar riskerna i kärnprocesserna.
Förslag till beslut
Socialnämnden fastställer följande områden till internkontrollplan 2025:
Dokumentation – Risk att rättssäkerhet brister till följd av att dokumentationskrav inte efterlevs, vilket kan leda till att den enskilde inte får den omsorg den har behov av.
Hot och våld – Risk för hot och våld inom det sociala arbetet vilket kan leda till skada för medarbetare samt svårigheter att rekrytera.
Kompetensutveckling – Risk att medarbetare inte får den kompetensutveckling som behövs på grund av att tillräcklig behovsinventering inte utförs, vilket kan leda till fler avvikelser, vårdskador och oattraktiv arbetsplats.
Rekrytering – Risk för svårigheter att rekrytera medarbetare på grund av nationell brist och hög konkurrens, vilket kan leda till personalbrist.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Arkivmyndigheten genomförde en tillsyn 2024-04-15. Utifrån denna tillsyn inkom arkivmyndigheten med förelägganden och rekommendationer 2024-06-12, som socialnämnden ska besvara senast 2024-12-31.
Tillsynsbeslutet
Förelägganden är åtgärder som myndigheten måste hantera för att uppfylla gällande lagstiftning. Rekommendationer är åtgärder som myndigheten bör hantera för att förbättra informationsförvaltningen och bättre uppfylla lagens intentioner.
Förelägganden gentemot socialnämnden:
1. Upprätta en arkivbeskrivning.
2. Upprätta en beskrivning av allmänna handlingar.
3. Upprätta en arkivförteckning.
4. Utse en arkivansvarig.
5. Implementera åtgärder för genomförande av beslutad gallring av allmänna handlingar.
Rekommendationer gentemot socialnämnden:
1. Gör diariet tillgängligt för allmänheten.
2. Implementera åtgärder för korrekt genomförande av registreringskravet.
3. Säkerställ kontinuitet och kvalitet i registreringen av allmänna handlingar.
4. Undersök brandklass för arkivutrymmen.
5. Implementera åtgärder för rensning av ej allmänna handlingar.
Socialnämndens handlingsplan
Socialnämnden kommer under 2025 att arbeta aktivt för att möta de krav som ställs på verksamheterna. Följande tidsplan har upprättats:
Förelägganden
Arkivbeskrivning och beskrivning av allmänna handlingar: Dessa dokument ska revideras och uppdateras för att möta dagens krav. Ansvarig: Utvecklingsenheten. Uppdraget ska vara slutfört 2025-03-31.
Arkivansvarig: En arkivansvarig ska utses och informeras om sitt uppdrag. Ansvarig: Verksamhetschef IFO/FS. Uppdraget ska vara slutfört 2025-03-31.
Arkivförteckning: En arkivförteckning ska upprättas. Detta arbete pågår under året 2025 Uppdraget ska vara slutfört 2025-11-30 och bygger på att tidigare punkter är färdigställda. Ansvarig: Utvecklingsenheten.
Gallring av allmänna handlingar: Implementering av åtgärder för gallring av allmänna handlingar ska påbörjas. Detta arbete fortsätter under 2026 med stöd av Arkivmyndigheten. En arbetsgrupp ska utses senast i december 2025.
Rekommendationer
Socialnämnden kommer aktivt att arbeta med att se över de rekommendationer som arkivmyndigheten föreslagit. Ansvarig: Utvecklingsenheten och Verksamhetschef IFO/FS. Tillsammans med verksamheterna kommer de att identifiera vilka områden som bör prioriteras och skapa en tidsplan för hur arbetet ska fortskrida.
Förslag till beslut
Att Socialnämnden beslutar att anta handlingsplan och svar till arkivmyndigheten.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Joel Smedberg, Verksamhetschef IFO/FN, informerar om den nya socialtjänstlagen som träder i kraft den 1 juli 2025, följande informerar han om varför en ny socialtjänstlag behövs samt vad händer nu.
Daniella Linden, Utvecklingsledare, informerar om sitt uppdrag som projektledare 2024;
Ledamöter och ersättare ges tillfälle att ställa frågor. Ordföranden tackar för informationen.
Christina Hjalmarsson, Enhetschef Bemanning och Admin, presenterar rapporten och utvärderingen av sommaren 2024. Hon lyfter bland annat arbetet med handlingsplanen, enkäten som vikarierna har fått besvara, samt hur chefer, administration och bemanningen har arbetat för att förbättra processerna. Vidare lyfter hon de viktigaste insikterna och lärdomarna samt diskuterar åtgärder och förbättringar inför sommaren 2025.
Ledamöter och ersättare ges tillfälle att ställa frågor. Ordföranden tackar för informationen.
Rickard Olsson, Förvaltningschef informerar
Bristande måluppfyllelse
Uppföljning av bristande måluppfyllelse. Revisorerna har tidigare identifierat ett utvecklingsområde gällande hantering av bristandemåluppfyllelser. Socialnämnden beslutade den 22 augusti 2023 att nämnden vid bristande måluppfyllelse kommer att följa upp de mål som inte har uppfyllts påkommande nämndsmöte.
Kommunen ska ha en god dialog med invånare, företag och andra intressenter samt ge bra service med hög tillgänglighet
Detta beror dels på att förvaltningen inte kommit så långt i processen att öka receptionens öppettider som förväntat, förvaltningen ser över arbetssätt och organisering för att uppnå målet.
Bollebygds attraktivitet som arbetsgivare ska förbättras
Beträffande målet om att förbättra Bollebygds attraktivitet som arbetsgivare utförs flertalet aktiviteter, men vars effekt förväntas synas förs nästkommande år.
Vi ger stöd, vård och omsorg som utgår från den enskildes individuella situation, behov och förmågor utifrån gällande lagstiftning.
Vidare är arbetet med att öka antalet genomförandeplaner en långsiktig satsning som kräver förändrade arbetssätt i utförarverksamheterna, vilket också kommer kräva mer tid än innevarande år.
Millennium
Förvaltningen har haft avstämningar med Sjuhärads kommuner, SÄS och regional primärvård utifrån patientflöden och eventuella problem i samband med uppstart av Millennium. Utifrån socialnämndens målgrupper så påverkades dessa ej nämnds värt under de dagar Millennium var igång.
Även om regionen har valt att pausa införandet av Millennium så finns det vid dagens datum inget annat beslut taget kring att kommunerna ska gå in 18 februari nästa år. Mycket händer just nu och mycket är oklart så blir det någon förändring av detta kommer nämnden informeras om.
Visselblåsning
En Visselblåsning har inkommit genom kommunens rapporteringssystem, denna omhändertas enligt rutin för utredning.
Ledamöter och ersättare ges tillfälle att ställa frågor. Ordföranden tackar för informationen.
Lars-Erik Olsson (S) Informerar om samordningsförbundet som kommer att hållas fredagen den 22 november 2024, information från mötet kommer att ges ut vid nästa nämndsammanträde i december 2024.
Tomas Bedö (M) Informerar om sitt besök vid invigningen av socialnämndens nya kliniska träningscenter (KTC) som hölls torsdagen den 14 november 2024. Han lyfter att tillfället var givande och lärorikt, med en genomgång av de olika redskap och instrument som finns tillgängliga för personal som behöver träna på olika vårdmoment och genomgå utbildning.
Socialnämnden har överlämnat sin beslutanderätt till utskott, förtroendevalda och tjänstepersoner i kommunen enligt socialnämndens antagna delegeringsordning 20 maj 2024, §51. Dessa beslut ska redovisas till socialnämnden. Redovisningen innebär inte att socialnämnden ska ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot kan socialnämnden återkalla lämnad delegering.
En lista över beslut som fattats med stöd av delegeringsordningen under perioden 2024-10-01 – 2024-10-31 lämnas som beslutsunderlag. En sammanställning över beslut från sociala utskottets sammanträde(n) från föregående månad lämnas också.
Nedan presenteras en sammanfattning av antal beslut/ärenden i följande områden/ärendegrupper;
*Avslag innefattar även delavslag, vilket innebär att den enskilde får en del av insatsen som hen har ansökt om. Avslag/delavslag kan bland annat bero på att den enskilde kan tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt, t.ex. av annan huvudman eller insats.
*Övrigt innefattar bland annat beslut om; att avsluta/inleda utredning/insats, överväganden om fortsatt vård/insats, m.m. För fullständig redovisning se bifogad sammanställning.
Förslag till beslut
Socialnämnden godkänner redovisningen av delegeringsbeslut.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.
Meddelanden till socialnämnden